مدیر تدارکات کیست و چه وظایفی دارد؟

..مدیر خرید و تدارکات کیست؟

مدیر خرید و تدارکات مسئول اصلی خرید تجهیزات، کالا و خدمات برای شرکت می باشد. او با مقایسه قیمت ها و کیفیت کالاها و خدمات، بهترین و ارزشمند ترین آنها را برای شرکت تهیه می کند.

مدیریت خرید و تدارکات یکی از فعالیت های اصلی و ستادی هر سازمان یا شرکت در جهت رسیدن به اهدافش می باشد و تمامی امور مرتبط با خرید کالا و خدمات مورد نیاز برای انجام تمامی فرایندها را در بر می گیرد. واحد خرید و تدارکات با تمامی بخش های شرکت در ارتباط است و به نوعی ارتباط شرکت با تامین کنندگان خارجی را برقرار می سازد. هدف اصلی مدیریت خرید و تدارکات، تهیه به موقع کالا، تجهیزات و خدمات برای بخش های مختلف و رفع نیاز آنها به منظور دستیابی به اهداف سازمانی است.
 
مدیر خرید و تدارکات با ایجاد ارتباط مناسب با بخش های مختلف از نیازهای آنها به کالا و تجهیزات و یا خدمات آگاهی می یابد. سپس با جستجوی وسیع در بازار و شناسایی تامین کنندگان موجود، بهترین آنها از نظر قیمت و کیفیت محصولات را انتخاب می کند. در برخی سازمان ها و شرکت های بزرگ برای انتخاب تامین کننده مورد نظر مناقصه یا مزایده برپا می شود و مسئول پیگیری و اجرای کلیه امور آن بر عهده مدیر خرید و تدارکات است.

البته امروزه با توجه متنوع شدن تامین کنندگان، شیوه های مختلف تامین کالا و خدمات و نوسان قیمت ها، فرآیند خرید کالا، تجهیزات و خدمات بسیار پیچیده و وظیفه مدیر خرید و تدارکات سخت تر شده است. تا آنجا که مباحثی مانند خرید و تدارکات بهنگام و به موقع در این حوزه بسیار مطرح و پر اهمیت هستند. نرم افزارهای مرتبطی که در بازار وجود دارد تا حد زیادی از این پیچیدگی ها می کاهند و کمک خوبی در جهت تهیه به موقع و درست کالا، تجهیزات و خدمات برای مدیر خرید و تدارکات می باشند.

 مدیر خرید و تدارکات باید در مذاکره و ایجاد ارتباط قوی بوده ، توانایی خوبی در کار با اعداد و ارقام و شم اقتصادی خوبی داشته باشد بسیار منظم و ساختار یافته عمل کند.

آنچه که مدیر خرید و تدارکات خریداری می کند، وابسته به نوع صنعت و حوزه ای است که در آن کار می کند. برای مثال:

• مواد خام و تجهیزات مهندسی برای یک شرکت ساختمانی
• تهیه موجودی عمده برای یک خرده فروش به منظور فروش
• مبلمان، لوازم التحریر و خدمات بهداشتی برای شرکتها و سازمانها

در سازمان های بزرگ معمولا مدیر خرید و تدارکات مسئول بخش خرید و هدایت تیم خرید شرکت است. ولی در شرکت های کوچکتر کلیه مسئولیت انجام کلیه کارهای واحد خرید و تدارکات بر عهده مدیر خرید و تدارکات می باشد.

ساعت کاری مدیر خرید و تدارکات معمولا مطابق با ساعات اداری رایج است. او گاهی در شرکت حضور دارد و گاهی برای بررسی بازار، مذاکره با تامین کنندگان و یا عقد قرارداد باید به خارج از شرکت برود.

 

وظایف مدیر خرید و تدارکات

• اطلاع از نیاز  واحدها و بخش های مختلف – در هر شرکتی معمولا بخش های مختلف نیازهای خود به کالا، تجهیزات و یا خدمات خاصی را به صورت دستی یا از طریق برنامه های نرم افزاری به واحد خرید و تدارکات اعلام می دارند.
• نظارت و پیش بینی موجودی انبار – در بسیاری موارد نیاز شرکت به کالا و تجهیزات روند ثابت و قابل پیش بینی ای دارد. مدیر خرید و تدارکات با توجه به سوابق قبلی با همکاری مسئول انبار، موجودی انبار را کنترل می کند تا به هیچ وجه موجودی انبار خالی نشود. در صورت نیاز هم خرید انجام می دهد.
• تحقیق کردن و شناسایی محصولات و تامین کنندگان – مدیر خرید و تدارکات با توجه به لیست کالاها، تجهیزات و خدمات مورد نیاز به شناسایی انواع آنها در بازار و تامین کنندگان می پردازد.
• ارزیابی مناقصه ها و مزایده ها برای انتخاب تامین کنندگان – در شرکت های بزرگ در مرحله انتخاب تامین کننده اصلی، مناقصه یا مزایده بین همه تامین کنندگان شناسایی شده برگزار می شود تا با توجه به شرایط اعلام شده از سوی آنها، بهترین مورد انتخاب شود. اجرا و نظارت این فرآیند، بر عهده مدیر خرید وتدارکات است.
• مذاکره بر سر قیمت و توافق روی قراردادها – مدیر خرید و تدارکات باید با توان چانه زنی خوبی که دارد روی قیمت قراردادها با تامین کنندگان به توافق برسد.
• اطمینان از ارسال به موقع خریدها به انبار توسط تامین کنندگان
• بررسی پرداخت ها و فاکتورها – مدیر خرید و تدارکات مسئول نظارت بر کارهای مالی است که در فرآیند خرید اتفاق می افتد. به عنوان مثال با بررسی فاکتورها و اطمینان یافتن از نوع و کیفیت محصولات خریداری شده، مبالغ چک های صادره برای تامین کنندگان و صحت آنها را کنترل می کند..

• ·         شرح وظایف مسئول واحد تدارکات: )خرید )
• ·         - نظارت بر کلیه امور مربوط به کارپردازی واحد و راهنمایی کارکنان تحت سرپرستی.
• ·         - پیش بینی احتیاجات واحد و اقدام به اخذ اعتبارات لازم و توزیع آن بین کارپردازان تحت سرپرستی.
• ·         - همکاری در انعقاد قرارداد با فروشندگان مواد اولیه  و تجهیزات و دستگاهها
• ·         - بررسی اسناد مربوط به خرید و تایید آنها. 
• ·         - امضاء پیش نویسها و مکاتبات مربوط به واحد تحت سرپرستی. 
• ·         - بررسی اطلاعات جمع آوری شده از فروشندگان لوازم و نمایندگی ها و ارزیابی مستمر تامین کنندگان و یا فروشندگان و ایجاد سیستم مربوطه 
• ·         - تهیه گزارشات لازم جهت مقام مافوق.
• - تدوین ایین نامه تدارکات با مشارکت مدیر مالی و اخذ تاییدیه از مدیرعامل

روند کار واحد تدارکات :

• ·         - خرید کلیه اقلام وموارد مورد نیاز مرکز
• ·         - تامین نیازهای قسمتهای مختلف
• ·         - بررسی و کسب اطلاعات جامع در خصوص نیازها
• ·         -نماینده سازمان در مذاکرات و انعقاد قراردادها
• ·         - مسئول تعیین منبع خرید
• ·         - مسئول بررسی قیمت و شرایط خرید و دریافت ضمانتنامه ها و سایر موارد خرید
• ·         - حمایت از واحدهای تحت پوشش از طریق پیگیری مداوم و تنظیم تجهیزات و خدمات
• ·         - تهیه و شناسایی و تعیین جایگزینی مطمئن برای عرضه کالا و خدمات
• ·         - خرید عاقلانه و رقابتی طبق ایین نامه معاملات

واحد تدارکات یکی از واحد های پشتیبانی مهم در سازمانها محسوب می شوند. این واحد سه وظیفه اصلی دارد:

• ·         تامین آنچه سازمان نیاز دارد در حداقل زمان ممکن از داخل یا خارج کشور
• ·         تامین آنچه که سازمان نیاز دارد در حداکثر سطح کیفی مورد تایید سازمان از داخل یا خارج کشور
• ·         تامین آنچه که سازمان نیاز دارد درحداقل سطح قیمتی ممکن از داخل یا خارج کشور

ابزار اصلی برای اجرای این سه وظیفه اصلی شناخت کافی از بازار تامین می باشد. در این شناخت اقدامات زیر صورت می گیرد :

• ·         شناخت نسبت به منابع تامین و تهیه لیست اولیه ار آنها
• ·         ارزیابی و امتیاز دهی منابع تامین بر اساس اصول تعریف شده در مدل ایزو
• ·         قراردادن منابع تامین در دو لیست black & white  
• ·         شناسایی منابع تامین رقبا  و ارزیابی آنها
• ·         شناسایی شرایط بازار از نظر قیمت گذاری و شرایط پرداخت ؛ تسویه حسابها و خدمات پس از فروش (گارانتی ها و وارانتی ها )بعد از مرحله شناخت باید وارد مرحله اجرا شد در این مرحله اقدامات باید انجام گردد.
• ·         تدوین ایین نامه های اجرایی و کاربردی و دوری جستن از ایین نامه های دست و پا گیر
• ·         تدوین دستورالعمل ها ؛ روشها و فرمها و گزارشات موثر و کارامد
• ·         ارزیابی دائمی بازار به لحاظ بررسی اخرین وضعیت آن به جهت ارائه گزارش های منظم و موثر
• ·         کم یا اضافه کردن تامین کنندگان به لیست تعیین صلاحیت شده براساس اطلاعات روز بازار