عوامل کلیدی موفقیت - فواید سیستم اطلاعات در موفقیت

عوامل کلیدی موفقیت CSF  Critical Success Factors

 شناسایی عوامل کلیدی موفقیت CSF  Critical Success Factors برای هر سازمان یا  پروژه ای برای به موفقیت رساندن اهداف آن ضروری و لازم است. به عنوان مثال، عامل کلیدی موفقیت برای یک پروژه فن آوری  اطلاعات IT میزان درگیری کاربران در سیستم ها است. یک شرکت ممکن است از روش  شناسایی عامل کلیدی موفقیت CSF به عنوان ابزاری برای تعیین عناصر مهم موفقیت نیز استفاده کند.

یک برنامه باید به گونه‌ای طراحی و اجرا شود که محیط مناسبی را جهت کسب عوامل موفقیت کلیدی به شرح زیر برای سود دهی و ترقی فراهم نماید:

عوامل پولی: موجودی نقد ، افزایش سود سهام، و درصد سود از فروش خالص

· به دست آوردن مشتریان جدید و یا توزیع کنندگان بعنوان تضمین آینده

· رضایت مشتریان ،آنها چگونه خوشحال می شوند؟

· کیفیت، چگونه فرآورده‌ها و خدمات شما مفید واقع می‌شوند؟

· توسعه محصولات وخدمات، چه چیزی باعث رونق کسب و کار  و جذب  مشتریان و افراد جدید بیشتر می شود ؟

· سرمایه فکری، افزایش مواردی که می دانید سود آورتر است؟

· روابط استراتژیک، منابع جدید کسب و کار، تولیدات و درآمدهای خارج از سازمان

· جذب و نگهداری کارکنان، توانایی شما برای توسعه و گسترش کارها

· قابلیت تحمل،توانایی شخصی شما برای ادامه فعالیت ها و توسعه

به یاد داشته باشیم یک عامل کلیدی موفقیت یک شاخص کلیدی عملکرد یا KPI ، Key Performance Indicator  نیست . عوامل کلیدی موفقیت عناصری هستند که برای موفقیت یک استراتژی ضروری و اساسی هستند. در حالی که شاخص های کلیدی عملکرد کمیت اهداف را تعیین کرده و اندازه گیری می کنند برای مثال:

  KPI  : تعداد مشتریان جدید

 CSF  : نصب مراکز تلفن جدید برای دریافت درخواست مشتریان

  چرا از سیستم‌های اطلاعات استفاده می‌شود؟

معمولاً دو رویکرد در استفاده از سیستم‌های اطلاعات وجود دارد. این دو رویکرد هر دو از ارزش بکارگیری رایانه و فناوری ارتباطات در انجام فعالیت‌های سازمان سرچشمه می‌گیرند. طرفداران این رویکردها به دنبال راه‌های بهره‌برداری از سیستم‌های اطلاعات با استفاده از رایانه و فناوری ارتباطات هستند.

· رویکرد اول: این رویکرد منحصراً به قابلیت‌های ذاتی رایانه و فناوری ارتباطات و اینکه چگونه می‌توانند در بهبود کارایی استفاده شوند معطوف می‌گردد. بنابراین تأکید بر میزان بهبود عملکرد سیستم‌ها از طریق کارایی پردازش و قابلیت اطمینان عملکرد است نه بر استفاده خاص از قابلیت‌های رایانه و فناوری ارتباطات.

 

·  رویکرد دوم: این رویکرد بر نقاط قوت و فرصت‌های پیش روی سازمان و سنجش چگونگی استفاده از فناوری اطلاعات در استفاده از شرایط موجود تمرکز می‌کند. این رویکرد قدرت توانمندسازی فناوری اطلاعات را در نظر می‌گیرد. به عبارت دیگر به جای داشتن یک رویکرد فناوری محور، به دنبال توسعه سازمان از طریق فناوری سیستم‌های اطلاعات است. این رویکرد بهتر است زیرا رایانه و فناوری ارتباطات مهم نیست بلکه اینکه رایانه چگونه می‌تواند به سازمان کمک کند مهم است.

 

به چه منظوری از سیستم های اطلاعات استفاده می‌شود؟

سیستم‌های اطلاعات ابزار پشتیبان فعالیت‌های سازمان هستند. پشتیبانی ارائه شده توسط سیستم‌های اطلاعات به سه دسته زیر تقسیم می‌شوند:

·  پشتیبانی اطلاعاتی؛ ارائه پشتیبانی برای دریافت، ذخیره، فیلتر و ردیابی کردن اطلاعات

 

·  پشتیبانی تصمیم‌گیری؛ استفاده از اطلاعات برای ارائه پشتیبانی

 

·  پشتیبانی ارتباطی؛ ارائه پشتیبانی برای به اشتراک گذاشتن یا تبادل اطلاعات بین کاربران 

مزایای استفاده از سیستم‌های اطلاعات

سیستم‌های اطلاعات پتانسیل ارائه سه نوع مزیت به سازمان را دارا هستند؛

·         بهبود بهره‌وری

·         بهبود اثربخشی

·         مزیت رقابتی.

 

·  بهبود بهره‌وری: بهبود بهره‌وری وقتی رخ می‌دهد که با همان منبع یا کمتر بتوان کار بیشتری انجام داد. در سازمانها، بهبود بهره‌وری در بهبود فرایندهای کاری اتفاق می‌افتد. به عنوان مثال وقتی یک کارمند با استفاده از روش‌های جدید می‌‌تواند به جای پردازش 25 سفارش خرید، 50 سفارش را پردازش کند آنگاه بهره‌وری کار وی 2 برابر شده است. سیستم‌های اطلاعات می‌توانند در سریعتر، آسان‌تر و دقیق‌تر انجام دادن کارها مؤثر باشند که از این طریق     بهره وری را بهبود می‌دهند. 

 

· بهبود اثربخشی: اثربخشی به توانایی یک فرد یا یک سازمان در انجام دادن چیزهایی است که باید انجام شوند. مدیری که شرایطی را که ممکن است مسئله‌ساز شوند پیش‌بینی می‌کند و علل را پیش از اینکه مشکل پدید آید بررسی می‌کند اثربخش‌تر از مدیری است که پیوسته مسائلی را باید حل کند که می‌شد از آنها جلوگیری کرد. سیستم‌های اطلاعات، اطلاعاتی ارائه می‌کنند که به مدیران در بررسی شرایط و انتخاب گزینه‌های بهتر کمک می‌کنند و از این طریق اثربخشی را بهبود می‌دهند.

 

·  مزیت رقابتی: سازمانی که با استفاده از سیستم های اطلاعات بهره‌وری و اثربخشی خود را بهبود داده است دارای این پتانسیل خواهد بود که بتواند روش رقابت سازمانی را تغییر دهد.

 

انواع سیستم‌های اطلاعات

سیستم‌های اطلاعات دارای انواع و اقسام مختلفی هستند و از وجوه متفاوت می‌توان آنها را دسته‌بندی کرد. سیستم‌های اطلاعات سازمانی عبارتند از:

·         سیستم‌های پردازش مبادلات

·         سیستم‌های اطلاعات مدیریت

·         سیستم‌های اطلاعات اجرایی

·         سیستم‌های پشتیبان تصمیم‌گیری

·         سیستم‌های پشتیبان اجرایی

·         سیستم‌های خبره

·         سیستم‌های اتوماسیون اداری

·         سیستم‌های دانش‌ورزی

 

عناصر تأثیرگذار بر سیستم‌های اطلاعات

در تعریف و تحلیل و طراحی سیستم های اطلاعات باید به عناصر زیر توجه کرد:

·  محیط سازمان: پایه تمام فعالیت‌های سازمان محیطی است که سازمان در آن فعالیت می‌کند. محیط بر محصولات و خدمات ارائه شده از سوی سازمان، روش رقابت، کیفیت و طبیعت اقداماتی که در انجام فعالیت‌های روزانه اتخاذ می‌کند تأثیر می‌گذارد.

عوامل مهم در محیط سازمان عبارتند از:

·         مشتریان

·         رقبا

·         عرضه‌کنندگان مواد و خدمات موردنیاز سازمان

·         سازمانهای قانونگذار

 

·         سازمان: ابعاد برشمرده زیر جزو مواردی هستند که بر سیستم‌های اطلاعات تأثیر می‌گذارند.

·         استراتژی

·         سیستم‌ها

·         منابع انسانی

·         مدیریت

·         ساختار سازمانی

 ·         معماری سیستم‌های اطلاعات

·         اطلاعات

·         سخت‌افزار

·         نرم‌افزار

·         ارتباطات

 

·         کاربرد سیستم‌های اطلاعات

 

چگونه یک سیستم اطلاعات برای سازمان خود تهیه کنیم؟

توسعه سیستم‌های اطلاعات در یک سازمان امری یکبار برای همیشه نیست بلکه باید به صورت دوره‌ای به کار توسعه سیستم‌های اطلاعات پرداخت. این ویژگی از ویژگی‌های سیستمی تحمیل می‌شود چرا که هر سیستمی دارای عمر محدودی است و باید در دوره‌های خاصی آن را روز‌آمد کرد. به همین دلیل سیستم‌ها دارای چرخه زندگی هستند. سیستم‌های اطلاعات نیز دارای چرخه زندگی هستند. چرخه زندگی یک سیستم اطلاعات از نقطه شکل‌گیری موضوع و نیاز به سیستم‌ اطلاعات آغاز شده و پس از تولید سیستم، استفاده، و نگهداری، در زمان نیاز به تغییر و بازطراحی پایان می‌یابد. 

این چرخه دارای مراحل زیر است:

·         مطالعه

·         مطالعه اولیه

·         مطالعه امکانپذیری

 ·         تحلیل و طراحی عمومی

·         بررسی سیستم فعلی

·         تعیین نیازمندی‌های سیستم جدید

·         طراحی سیستم جدید

·         برنامه‌ریزی نحوه اجرا و پیاده‌سازی

 

·         تحلیل و طراحی تفصیلی

·         طراحی فنی

·         برنامه‌نویسی و تست نرم‌افزار

·         آموزش کاربر

·         بررسی پذیرش کاربر

 

·         پیاده‌سازی

·         تبدیل داده‌ها

·         استقرار سیستم

 

·         اجرا

·         رفع اشکالات

·         نگهداری

برا ی استقرارموفق یک سیستم اطلاعات در یک سازمان، طی این مراحل ضروری است. طی این مراحل نیازمند بکارگیری متخصصان و مشاوران سیستم‌های اطلاعات است. البته قبل از تهیه یک سیستم اطلاعات برای سازمان، بهتر است که سازمان یک برنامه توسعه سیستم‌های اطلاعات تهیه کرده و در طول زمان و به تدریج سیستم‌های اطلاعات خود را بر اساس آن برنامه تولید کند. تحلیل‌گر سیستم اطلاعات بنا به تشخیص، هر یک از مراحل را تا حد لازم اجرا کرده و در طی مراحل با افراد و گروههای

·         مدیران

·         شرکت‌ها، سازمانها و نهادهای مرتبط و تأثیرگذار

·         کسانی که از سیستم منتفع می‌شوند

·         کاربران

·         فروشندگان و عرضه‌کنندگان

·         متخصصان فنی

·         برنامه‌نویسان نرم‌افزار

·         ارتباط برقرار می‌کند و تأثیرات و ملاحظات آنها را در نظر می‌گیرد. تحلیل‌گر سیستم ممکن است به جای تولید یک نرم‌افزار، از بسته‌های نرم‌افزارهای از پیش ‌نوشته‌ شده موجود برای موضوع سیستم‌ اطلاعات استفاده کند.