شرح وظایف واحد جذب و استخدام

• ·         شرح وظایف واحد جذب و  استخدام ( اداری )

-             مکاتبه با افراد پذیرفته شده در آزمون یا مصاحبه حضوری جهت مراجعه و تشکیل پرونده استخدامی

-             تشکیل پرونده جهت افراد متقاضی استخدام

-             اخذ مدارک استخدامی پذیرفته شدگان

-             صدور ابلاغ و صدور احکام استخدامی پذیرفته شدگان

-             اقدام در خصوص اخذ و استرداد مدارک تحصیلی کارکنان

-             جمع آوری ، ثبت و ضبط بخشنامه ها و دستور العمل واصله

-             تهیه پیش نویسهای کارگزینی از قبیل ترمیم حقوق ، ترفیع و نظیر آن با اطلاع مقام مافوق و با رعایت قوانین مربوطه

-             انجام مطالعات لازم در مواردی از قبیل بخشنامه ، دستور العملهای ، طرح طبقه بندی مشاغل مقررات استخدامی ، بازنشستگی

-             برنامه ریزی و سرپرستی امور مختلف کارگزینی

-             اجرای خط مشی تعیین شده و اتخاذ تدابیر لازم به منظور حسن انجام هدفهای مورد نظر

-             مطالعه قوانین و مقررات استخدامی و اظهار نظر در نحوه اجرای قوانین و مقررات

-             بایگانی

-             تشکیل پرونده برای کل پرسنل و مدیران 

-             تحویل گرفتن نامه های راکد و جاری

-             تفکیک کردن نامه های جاری و راکد

-             تشکیل پرونده های راکد با شماره های جدید

-             دادن سابقه های جاری و راکد

-             تحویل پرونده های جاری و راکد به همکاران طبق رسید

-             همکاری با همکاران در غیاب همدیگر

-             شماره گذاری پرونده های بازنشسته و برگ شماری پرونده های افراد جدید الاستخدام

-             انجام سایر امور محوله بنا به تشخیص مقام مافوق در محدودیتهای سازمانی

-             انجام امور انضباطی ، استعفاء ، بازخرید و اخراج

-             مطالعه قوانین و مقررات استخدامی و انجام امور مربوط به آن ، رسیدگی به نقل و انتقالات ، انتصاب ، ترفیع ، حقوق و مزایا و اظهار نظر در مورد نحوه اجرای قوانین و مقررات مورد عمل.

-             انجام امور مرتبط با مرخصی ها ( استعلاجی ، استحقاقی ، بدون حقوق و ... ) و ماموریتها.

-             انجام امور مربوط به بیمه تامین اجتماعی.

-             حضور جهت پاسخگویی در اداره کار

-             پاسخگویی به نمایندگان اداره بیمه و کار در محل شرکت

-             انجام امور مربوط به دریافت ، توزیع ، بایگانی یا ارسال نامه ها

شرح وظایف مسئول سایت و تبلیغات

1. 1.      ایجاد فضای مجازی مناسب در قالب یک سایت تجاری فعال و موثر در جذب مشتریان
2. 2.      برنامه ریزی مدون جهت شرکت در نمایشگاه های تخصصی یا برگزاری همایش ها و نمایشگاه های خاص با هدف افزایش فروش
3. 3.      بررسی مطبوعات کشور و رسانه های گروهی در خصوص مسائلی که به نحوی به فعالیتهای کلی شرکت مربوط می گردد و استفاده از شیوه های اطلاع رسانی به کارکنان یا هریک از واحدهای مربوطه
4. 4.      طراحی بروشور ، کاتالوگ و نشریات تبلیغاتی در ارتباط با معرفی محصولات و نظارت بر چاپ و تکثیر آن
5. 5.      انجام امور تبلیغات و معرفی محصولات شرکت در رسانه های گروهی
6. 6.      ارائه گزارشات تحلیلی و مدون به صورت هفتگی به مدیریت بازرگانی
7. 7.      واحد سایت و تبلیغات  جهت اجرای امور فوق الذکر ، موظف به دریافت تاییدیه مدیریت بازرگانی می باشد.

• ·         شرح وظایف مسئول واحد تدارکات: )خرید )
• ·         - نظارت بر کلیه امور مربوط به کارپردازی واحد و راهنمایی کارکنان تحت سرپرستی.
• ·         - پیش بینی احتیاجات واحد و اقدام به اخذ اعتبارات لازم و توزیع آن بین کارپردازان تحت سرپرستی.
• ·         - همکاری در انعقاد قرارداد با فروشندگان مواد اولیه  و تجهیزات و دستگاهها
• ·         - بررسی اسناد مربوط به خرید و تایید آنها. 
• ·         - امضاء پیش نویسها و مکاتبات مربوط به واحد تحت سرپرستی. 
• ·         - بررسی اطلاعات جمع آوری شده از فروشندگان لوازم و نمایندگی ها و ارزیابی مستمر تامین کنندگان و یا فروشندگان و ایجاد سیستم مربوطه 
• ·         - تهیه گزارشات لازم جهت مقام مافوق.
• - تدوین ایین نامه تدارکات با مشارکت مدیر مالی و اخذ تاییدیه از مدیرعامل

روند کار واحد تدارکات :

• ·         - خرید کلیه اقلام وموارد مورد نیاز مرکز
• ·         - تامین نیازهای قسمتهای مختلف
• ·         - بررسی و کسب اطلاعات جامع در خصوص نیازها
• ·         -نماینده سازمان در مذاکرات و انعقاد قراردادها
• ·         - مسئول تعیین منبع خرید
• ·         - مسئول بررسی قیمت و شرایط خرید و دریافت ضمانتنامه ها و سایر موارد خرید
• ·         - حمایت از واحدهای تحت پوشش از طریق پیگیری مداوم و تنظیم تجهیزات و خدمات
• ·         - تهیه و شناسایی و تعیین جایگزینی مطمئن برای عرضه کالا و خدمات
• ·         - خرید عاقلانه و رقابتی طبق ایین نامه معاملات

واحد تدارکات یکی از واحد های پشتیبانی مهم در سازمانها محسوب می شوند. این واحد سه وظیفه اصلی دارد:

• ·         تامین آنچه سازمان نیاز دارد در حداقل زمان ممکن از داخل یا خارج کشور
• ·         تامین آنچه که سازمان نیاز دارد در حداکثر سطح کیفی مورد تایید سازمان از داخل یا خارج کشور
• ·         تامین آنچه که سازمان نیاز دارد درحداقل سطح قیمتی ممکن از داخل یا خارج کشور

ابزار اصلی برای اجرای این سه وظیفه اصلی شناخت کافی از بازار تامین می باشد. در این شناخت اقدامات زیر صورت می گیرد :

• ·         شناخت نسبت به منابع تامین و تهیه لیست اولیه ار آنها
• ·         ارزیابی و امتیاز دهی منابع تامین بر اساس اصول تعریف شده در مدل ایزو
• ·         قراردادن منابع تامین در دو لیست black & white  
• ·         شناسایی منابع تامین رقبا  و ارزیابی آنها
• ·         شناسایی شرایط بازار از نظر قیمت گذاری و شرایط پرداخت ؛ تسویه حسابها و خدمات پس از فروش (گارانتی ها و وارانتی ها )بعد از مرحله شناخت باید وارد مرحله اجرا شد در این مرحله اقدامات باید انجام گردد.
• ·         تدوین ایین نامه های اجرایی و کاربردی و دوری جستن از ایین نامه های دست و پا گیر
• ·         تدوین دستورالعمل ها ؛ روشها و فرمها و گزارشات موثر و کارامد
• ·         ارزیابی دائمی بازار به لحاظ بررسی اخرین وضعیت آن به جهت ارائه گزارش های منظم و موثر
• ·         کم یا اضافه کردن تامین کنندگان به لیست تعیین صلاحیت شده براساس اطلاعات روز بازار

 

 

شرح وظایف مدیر برنامه‌ریزی ، مدیر برنامه‌ریزی نقش کلیدی در سازمان‌های تولیدی و خدماتی از مرحله دریافت سفارش مشتری از واحد فروش تا مرحله تحویل محصولات یا خدمات به مشتری را بر عهده دارد
. این مطلب موضوعات کلیدی در شرح وظایف مدیر برنامه‌ریزی را تشریح می‌نماید و منظور ازبرنامه‌ریزی در این شرح وظایف برنامه‌ریزی تولید یا برنامه‌ریزی خدمات می‌باشد .

مدیر برنامه‌ریزی استراتژیک در سازمان‌های بزرگ فعالیت می‌نماید و در شرح وظایفی مجزاء تشریح شده است.

در چه سازمان هایی مدیر برنامه‌ریزی تعیین می شود؟
در سازمان‌های تولیدی و خدماتی مدیر برنامه‌ریزی را می‌توان تعیین نمود در سازمان‌های بزرگ شغلی مجزا برای برنامه‌ریزی در نظر گرفته می‌شود و در سازمان‌های کوچک فعالیت‌های برنامه‌ریزی به شغل‌های مرتبط تفویض می‌شود به‌عنوان‌مثال:

• ·                     در سازمان تولیدی که محصولات آن‌ها به‌صورت روتین تولید می‌شود، مدیر برنامه‌ریزی، برنامه‌ریزی مواد اولیه و برنامه‌ریزی تولید را انجام می‌دهد.
• ·                     در سازمان‌هایی که به محصولات و خدمات آن ها به‌صورت پروژه‌ای می‌باشد برنامه‌ریزی به‌صورت برنامه‌ریزی کنترل پروژه می‌باشد.
• ·                     در سازمان‌های خدماتی نظیر مراکز آموزشی، فعالیت‌های برنامه‌ریزی می‌تواند تواند کارشناس آموزش یا مدیر آموزش انجام شود.

در سازمان‌های تولیدی که مدیر کارخانه بر فعالیت‌های کارخانه نظارت می‌نمایند عموماً مسئول برنامه‌ریزی تولید زیر نظر مدیر کارخانه فعالیت می‌نماید.

شرایط احراز شغل مدیر برنامه‌ریزی

تحصیلات : حداقل کارشناس مهندسی صنایع / رشته های مهندسی
سابقه کار: حداقل ۱۰سال
آموزش های مورد نیاز :

• ·                     دوره آموزش ایزو ۹۰۰۱
• ·                     دوره ممیزی داخلی ایزو ۹۰۰۱
• ·                     آشنایی با اکسل پیشرفته
• ·                     آشنایی با محصولات و مواداولیه
• ·                     آشنایی با نگهداری و تعمیرات
• ·                     آشنایی با برنامه‌ریزی تولید
• ·                     آشنایی با کنترل موجودی
• ·                     آشنایی با نرم‌افزارهای کنترل پروژه در سازمان‌هایی که محصولات و خدمات پروژه‌ای دارند.

مهارت های مورد نیاز :

• ·                     مهارت های ارتباطی
• ·                     کار تیمی
• ·                     حل مسائل
• ·                     مهارت تصمیم گیری به موقع
• ·                     اعتماد به نفس بالا در انجام مسائل محوله

شرح وظایف مدیر برنامه‌ریزی 

مهم‌ترین مسئولیت‌های مدیر برنامه‌ریزی تولید در زیر لیست شده است

• ·                     شناسایی فرآیندهای سازمان و تعیین شاخص‌های پایش و اندازه‌گیری آن
• ·                     پیشنهاد راهکارهای بهبود به مدیرت عامل جهت اثربخشی سیستم مدیریتی
  دریافت سفارش‌های مشتری از واحد فروش و ارتباط مستمر با مدیر فروش جهت برنامه‌ریزی تولید و تحویل محصول به مشتری
• ·                     برنامه‌ریزی تولید و مواداولیه و نظارت بر اجرای آن
• ·                     تعیین نقطه سفارش مواداولیه و اعلام به واحد انبار یا خرید.
• ·                     نظارت و همکاری درانبارگردانی های دوره‌ای.
• ·                     بررسی وضعیت تحقق اهداف و برنامه‌های مرتبط با واحد به‌صورت مستمر از طریق گزارش‌های دریافتی.
• ·                     شناسایی ریسک‌ها و فرصت‌های مرتبط با برنامه‌ریزی تولید و مواداولیه و تلاش در جهت کنترل آنها
• ·                     همکاری در تدوین فهرست مواداولیه محصول BOM
• ·                     همکاری در زمان‌سنجی محصولات تولیدی
• ·                     ظرفیت سنجی ماشین‌آلات و خطوط تولیدی
• ·                     بررسی وضعیت موجود جانمایی ماشین‌آلات و جریان مواد و همکاری در بهینه نمودن آن
• ·                     پیگیری انجام اقدام اصلاحی یا پیشگیرانه به‌منظور حذف عدم انطباق بالفعل یا بالقوه
• ·                     پایش و اندازه‌گیری فرایندهای مرتبط با برنامه‌ریزی و تولید و اقدام جهت بهبود.
• ·                     ارتباط با مستمر با مدیر تولید در خصوص تحقق برنامه تولید
• ·                     ارتباط با مستمر با مدیر انبار و خرید در خصوص برنامه‌ریزی مواداولیه
• ·                     بررسی گزارشات تولید و تحلیل دلایل انحراف از برنامه تولید
• ·                     بررسی گزارشات موجودی مواداولیه و میزان انحراف از موجودی موردنیاز جهت تحویل محصول به‌موقع به مشتری
• ·                     هماهنگی با واحد نگهداری و تعمیرات جهت لحاظ نمودن تعمیرات برنامه‌ریزی در برنامه‌ریزی تولید
• ·                     نظارت بر مستمر بر موجودی مواداولیه و ورود و خروج کالا ازانبار.
• ·                     شناسایی برنامه آموزشی موردنیاز کارکنان.
• ·                     گزارش به مدیرعامل در خصوص تحقق برنامه تولید و دلایل انحراف از برنامه‌ها.
• ·                     تحلیل اطلاعات و نتایج پایش و اندازه‌گیری فرآیند برنامه‌ریزی.

شرح وظایف مدیر کنترل کیفیت

مهمترین مسئولیت‌های مدیر کنترل کیفیت در زیر آمده است:

• ·                     درک خط مشی کیفیت و همسو نمودن فعالیتهای واحد در رابطه با آنها
• ·                     تدوین اهداف و برنامه کیفیت واحد کنترل کیفیت و پیشنهاد آن به مدیریت ارشد
• ·                     تلاش در جهت تحقق اهداف و برنامه‌های کیفیت و گزارش دهی به مدیریت ارشد
• ·                     همکاری در شناسایی ریسک‌ها و فرصت‌های فرآیندهای سازمان و تلاش در جهت کنترل آنها
• ·                     مستندسازی سیستم مدیریت و محصول نظیر تدوین فرم های کنترل کیفیت ،دستورالعلمها و روش‌های اجرایی مرتبط
• ·                     همکاری در تعیین فرآیندهای مرتبط با کنترل کیفیت
• ·                     همکاری با واحد فنی و مهندسی در تدوین طرح کیفیت محصول یا خدمات شامل اطلاعات خرید محصول، مشخصه‌های کنترلی محصول، روش‌های آزمون و بازرسی، طرح بسته‌بندی و…
• ·                     همکاری با واحد طراحی در تدوین اسناد طراحی برای محصولات جدید
• ·                     نظارت بر انجام بازرسی‌های ورودی– نهایی – حین تولید توسط بازرسین.
• ·                     تهیه گزارش از وضعیت کنترل کیفی محصولات و خدمات و ارائه به مدیریت ارشد
• ·                     تحلیل گزارش‌ها و داده‌های مرتبط باکیفیت محصولات و خدمات و تصمیم‌گیری جهت بهبود وضعیت.
• ·                     پایش و اندازه‌گیری فرآیندهای مرتبط و ارائه به نماینده مدیریت ایزو.
• ·                     درخواست اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه جهت حذف عدم انطباقهای بالفعل و بالقوه
• ·                     نظارت بر شناسایی و ردیابی محصول و نحوه اجرای آن.
• ·                     تأیید فرم‌های کنترل کیفیت پس از انجام کنترلهای لازم توسط بازرسین و مسئول آزمایشگاه.
• ·                     کنترل محصول نامنطبق شامل تعیین تکلیف اقلام نامنطبق ورودی، محصول نیمه ساخته و محصول نهایی نامنطبق.
• ·                     تعیین میزان اثربخشی آموزشی دوره‌های آموزشی پرسنل آموزش‌دیده واحدکنترل کیفی.
• ·                     تعیین نیازهای آموزشی کارکنان و اعلام به واحد آموزش.
• ·                     حضور در جلسات بازنگری مدیریت و طرح مسائل مربوط به واحد کنترل کیفیت.
• ·                     تهیه لیست تجهیزات اندازه‌گیری و آزمون
• ·                     تهیه برنامه بازدید و کالیبراسیون تجهیزات پایش و اندازه‌گیری
• ·                     هماهنگی جهت ارسال تجهیزات کالیبراسیون جهت کالیبره نمودن و مذاکره با طرفین برون‌سازمانی مربوطه.
• ·                     نظارت بر نتایج کالیبراسیون تجهیزات اندازه گیری
• ·                     نظارت بر فعالیت‌های بازرس کنترل کیفیت و مدیر آزمایشگاه ( در صورتی که آزمایشگاه داخلی زیر نظر کنترل کیفیت فعالیت می‌نماید ).
• ·                     درخواست آزمایش در موارد لازم از آزمایشگاه‌های معتبر
• ·                     ارزیابی آزمایشگاه‌های معتبر جهت انجام آزمون‌ها و کالیبراسیون تجهیزات اندازه‌گیری و اطلاع نتایج به مسئول خرید
• ·                     ارتباط و گزارش دهی به ذی نفعان در خصوص مسائل کیفیت محصول یا خدمات و سیستم مدیریت نظیر موسسه استاندارد یا مشتری
• ·                     حصول اطمینان از انطباق فرآیندهای تولید و ساخت با الزامات و مقرراتی قانونی.
• ·                     همکاری در ارزیابی اولیه و عملکرد تأمین‌کنندگان سازمان
• ·                     انجام سایر وظایف محوله از سوی مدیر عامل
• ·                     و …

اختیارات مدیر کنترل کیفیت:

توقف خط تولید در صورت مشاهده محصول نامنطبق