شرح وظایف مسئول دفتر مدیرعامل

تعریف شغل :     مسئول دفتر مدیر عامل

مسئول دفتر مدیریت مستقیما زیرنظر مدیر عامل انجام وظیفه می نماید و مسئولیت هماهنگی تمامی برنامه های مدیریت عامل.

 

اختیارات تماس با :

مدیر کارخانه- مدیر عامل و سایر مدیران و پرسنل به واسطه مدیران

 

سلسله مراتب مسئولیت – گزارش دهی و نظارت :

مسئولیت دستورگیری :

مدیر عامل

مسئولیت گزارش دهی :

مدیر عامل

شرکت در جلسات و موضوعات :

شرکت در جلسات مرتبط مطابق با شاخص جلسات

 وظایف اصلی :

1. 1.     ثبت کلیه نامه های وارده و صادره شرکت در دفتر اندیکاتور و کنترل ضمائم مربوطه .
2. 2.     بایگانی مکاتبات از قبیل تشکیل پرونده -کد گذاری - طبقه بندی و نگهداری آنها .
3. 3.     دریافت اوراق - گزارشات و مکاتبات تایپ شده و کنترل ضمائم و به امضاء رساندن آنها .
4. 4.     هماهنگی تمامی برنامه های مدیریت عامل ، جلسات ، قرارهای ملاقات و ...
5. 5.     هماهنگ کردن برنامه نامه های ارسالی تا مقصد .
6. 6.     هماهنگی و رساندن تمامی اوامر صادره از مدیریت عامل به تمامی مدیران و پرسنل .
7. 7.     ارسال مکاتبات صادره شرکت به واحدها و مؤسسات و ادارات مربوطه .

 

 

 

وظایف فرعی :

1. 1.     نظارت بر صورتجلسات ومصوبات کمیته های راهبر و مدیران شرکت .
2. 2.     همکاری در شکل گیری و تبدیل آرمان و خط مشی سازمان به برنامه های عملیاتی و استراتژیک شرکت .
3. 3.     حضور به موقع و مرتب و منظم و حفظ نظم و انضباط عمومی در محیط کار.
4. 4.     کمک به توسعه و انتقال مهارتها و آموزش های احراز شده به سایر پرسنل مرتبط .
5. 5.     حفظ و استفاده بهینه ا زوسایل ، تجهیزات و تسهیلات تحت اختیار از سوی شرکت.
6. 6.     همکار ی و کمک به سایر کارکنان در رابطه با دسترسی به اهداف مشترک سازمان و پرسنلی شرکت .
7. 7.     همکاری در انجام کلیه وظایف و مسئولیتهایی که در روش های اجرایی سیستم تضمین کیفیت ، بر عهده این پست گذاشته شده است .

 

تجهیزات مورد نیاز :

1. 1.     کامپیوتر و تجهیزات وابسته .
2. 2.     دارایی های ثابت و جاری در سطح متعارف واحد .
3. 3.     منابع اطلاعاتی .

 

الزامات عملکردی :

1. 1.     نیروی تمام وقت (44) ساعت در هفته .
2. 2.     آمادگی ماموریت داخل و خارج .
3. 3.     امکان حضور و یا پیگیری خارج از ساعات اداری .

 

شرایط فیزیکی و محدودیتهای ارگونومیک :

1. 1.     آمادگی کار دفتری و خارج دفتری .
2. 2.     تحمل خستگی حاصل از کار مستمر دفتری .
3. 3.     شرکت در جلسات متعدد و طولانی .
4. 4.     پیگیر ی امور با صبر وحوصله .

 

شرایط احراز :

1. 1.     کارشناس با حداقل یک سال سابقه کار مرتبط .
2. 2.     آشنایی با زبان انگلیسی
3. 3.     آشنایی با کامپیوتر و نرم افزار Office