مدیریت سازمانی وتاثیر سبک رفتاری
دربهره وری
سازمان، واحدی اجتماعی‌است که عامدانه ساخته و بازسازی شود تا حصول به اهدافی مشخص، ممکن شود.یک سازمان، یک نهاد مستقل است که یک مأموریت خاص دارد و می‌تواند با نیت انتفاعی یا غیرانتفاعی تأسیس شده باشد. یک سازمان، یک ماهیت اجتماعی است که دارای ساختار، اهداف و مرز مشخصی است.
سازمان:
هدف دارد.
برای هدفش برنامه دارد.
استراتژی (راهبرد) دارد.
منابع خود را می‌شناسد و از آنها به‌طور بهینه و هماهنگ استفاده خواهد کرد.
یک سازمان دارای ویژگی‌های زیر است:
- مأموریت یا هدف ویژه‌ای دارد.
- برای بقا به دیگر سازمانها وابسته است.
- هیئت حاکمهٔ مستقلی دارد.
- از بخش‌های مختلف تشکیل شده‌است.
- دارای ساختاری فیزیکی و منطقی‌ست.
آیا سازمان غیر انتفاعی رو می شناسید ؟
تمامی سازمانها به دنبال انتفاع هستند حتی سازمانهای دولتی
تفاوت در نوع نگاه و نگرش به انتفاع است
انواع نگاهها از منظر مدیریت سازمانی به انتفاع :
- انتفاع در عملیات مالی که منجربه محاسبه میزان سود عملیاتی می شود
- انتفاع در مدیریت هزینه که منجر به استفاده بهینه از منابع می شود .
- انتفاع در مدیریت بر منابع که منجر به بهره وری می شود
- انتفاع در فروش خدمات یا کالا که منجر به برند سازی می شود
- انتفاع در زنجیره تامین که منجر به صرفه جویی بهینه شده می گردد.
- انتفاع در تولید خدمات و یا کالا که منجر به ارزش افرینی سازمانی و تاثیر گذاری در ذهن مشتریان سازمان می گردد.
- • نقش نیروی انسانی در سازمان در مقایسه با سایر منابع به نسبت 100% می باشد .یعنی اگر کل منابع سازمان را دریک کفه بگذاریم و ارزش منابع انسانی را در کفه دیگر بازهم کفه منابع انسانی سنگین تر خواهد بود
- • آنچه که سازمانها را از یکدیگر متمایز می سازد سبک و نحوه تفکر مدیران ارشد سازمان در مدیریت نمودن آن می باشد.
از نظر سبک مدیریت و طرز تفکر و هدایت سازمانها در سه رده قرار می گیرند.
- • سازمان های فرد محور
- • سازمانهای وظیفه ایی
- • سازمانهای فرایند محور
بهتر است قبل از تعاریف انواع سبک مدیریت در سازمانها ابتدا واژه مدیریت تعریف اجمالی شود برخی از تعاریف مدیریت از دیدگاه بزرگان این رشته :
- • دکتر ساموئل معتقد است مدیریت هنر تصمیم گیری صحیح و به موقع است .
- • دکتر فریدمن معتقد است مدیریت هنر انجام کار به همراه و توسط دیگران در زمان ومکان مناسب است .
- • دکترکنتز معتقد است مدیریت ترکیبی از علم وهنر به کارگیری منابع سازمانی علی الخصوص منابع انسانی جهت تجهیز نمودن همه امکانات سازمان در جهت اهداف تعیین شده می باشد.
- • سازمانهای فرد محور :
- • سازمانهایی هستند که مدیران ارشد در آن سازمانها در تمامی سطوح تصمیم گیری مستقیما دخالت نموده و بدون تصمیم آنها در هیچ سطحی ؛ هیچ تصمیمی اتخاذ نمی شود .
- • سازمانهای وظیفه محور :
- • سازمانی است که مدیران ارشد سازمان به پرسنل اجازه می دهند در حد شرح وظایف فعالیت نموده و خارج از آن حق تصمیم گیری و تصمیم سازی ندارند .
- • سازمانهای فرایند محور :
- • در این سبک مدیریت مدیران ارشد طوری سازماندهی رفتاری و اجرایی نموده اند که افراد در سازمان فضای کافی برای ایجاد حرکتهای خلاقانه و نواورانه علاوه بر انجام وظایف تدوین شده در شرح وظایف خود داشته و این امر در جهت کاهش هزینه های سازمان و افزایش بهره وری تاثیر مستقیم دارد.
- • نتیجه گیری :
- • اگر می خواهید سازمانی داشته باشید که در تلاطم بازارهای رقابتی ضمن حفظ سهم بازار بتوانید به میزان آن اضافه کرده و با حداقل هزینه ها و حداکثر سود اوری برند سازی نمایید به سرمایه مادی و تجهیزات و ماشین الات خودتان خیلی اتکا نکنید مهمترین عامل موفقیت شما در عرصه رقابت داشتن نیروی انسانی کارامد است فقط در سایه یه فضای سالم مدیریت شده درونی می تواند ایجاد گردد.
وظایف مدیران و مهارتهای مدیران چیست ؟
بطور کلی وظایف مدیران بشرح ذیل هستند :
- • برنامه ریزی
- • سازماندهی
- • هماهنگی
- • رهبری
- • کنترل و نظارت
- • خلاقیت و نواوری
مدیران باید دارای مهارتهای زیر باشند :
- • مهارت فنی یا تخصصی
- • مهارت تشریفاتی
- • مهارت ارتباطی
- • مهارت اطلاعاتی
- • مهارت ادراکی
- • مهارت حل مسئله
چگونه سازمان فرایندی ایجاد کنیم ؟
برای ایجاد نمودن سازمان فرایندی اقدامات زیر راباید انجام دهید .
- بپذیرید فردی با تفکر سیستمی باشید نه سنتی
- در انتخاب شرکا و یا اعضای هیئت مدیره از نگاه دیدگاه انها به تفکر سیتمی بسیار دقت کنید . هر کسی صلاحیت قرار گرفتن در کنار شما بعنوان شریک ندارد.
- از نظر شخصیتی در بدو کار خودتان و شرکای مد نظر را مورد تستهای شخصیتی قرار دهید . یکی از مهمترین مشکلات شرکا در کار مربوط به مسائل فنی کار نیست بلکه نشات گرفته از دیدگاه انهاست که حداقل به میزان 50 درصد ناشی از شخصیت آنهاست . شما و سایر اعضای هیئت مدیره باید در همان ابتدای کار و قبل از استخدام پرسنل به نکات زیر توجه نموده و انها را سرلوحه فعالیتهای سازمان قرار دهید .
- برای سازمانتان فلسفه وجودی تهیه کنید
- برای سازمانتان چشم انداز تهیه کنید
- برای سازمانتان ماموریت تهیه کنید.
- برای سازمانتان بر اساس ماموریت اهداف بلند ؛ میان و کوتاه مدت تهیه کنید .
- برای سازمانتان تدوین استراتژی های کلان داشته باشید .
- بر اساس استراتژی های کلان انتخابی طراحی تاپ چارت سازمانی را انجام داده و بدانید که شما و سایر شرکاء علی رغم اینکه اعضای هیئت مدیره هستند باید مسئولیتهای مستقیم اجرایی سازمان را نیز عهده دار باشند .
- بر اساس مدل چارت سازمانی نسبت به تدوین استاندارد های استخدام نیرو اقدام کنید .
- بر اساس استخدامهای مکتوب برای هر بخش حداقل نیروی مورد نیاز را جذب نمایید .
- فراموش نکنید مسئولیت اموزش نیروی انسانی با شما است برای برای این کار تقویم اموزشی تهیه کنید .
- بعد از جذب مدیران میانی در سازمان قسمتی از مسئولیتهای اجرایی را به آنها محول کنید . این مسئولیتها در حد مسئولیتهای میان واحدی و اجرایی است .اگر این اقدام را انجام ندهید قطعا روش سازمانداری شما همان سارمان فرد محور خواهد بود . شما با واگذاری قسمتی از مسولیتها ضمن رها کردن خود از توجه و رسیدگی به امور روزمره که وقت و انرژی زیادی را از شما خواهد گرفت اجازه خواهید داد تا مدیران میانی بتوانند نقش خود را در سازمان که همانا تدوین برنامه های اجرایی در تمام سطوح واحدها و تحلیل نتایج آن جهت اخذ مصوبه شما می باشد را انجام دهند .
- توجه داشته باشید تفویض مسئولیت به معنی سلب مسئولیت نیست بلکه این روش فرصت رشد فکری و تحلیلی برای مدیران میانی ایجاد می کند .
- نظارت بر عملکرد مدیران میانی و نحوه تفویض قسمتی از مسئولیتهای خودشان به پرسنل تحت الامر خودشان در قالب گزارشات تحلیلی توسط شما و از طریق مدیران میانی باید صورت بگیرد . شما حق دارید در داخل سازمان با تک تک افراد در رده های پایین ارتباطی از نوع و مدل تشریفاتی داشته باشید اما حق ندارید در بودن مدیران میانی قولی به پرسنل داده و یا اقدام مستقیمی انجام دهید که جایگاه مدیر میانی شما دچار خدشه گردد.
بطور خلاصه باید اقدامات زیر را همواره در خصوص هر پروژه در داخل سازمانتان انجام دهید .
- در هر موردی دقیقا بدانید می خواهید چه کاری انجام دهید و نتیجه مورد انتظار چیست ؟
- قبل از انجام هر کاری بدانید دقیقا چه کسی بهترین فرد برای انجام کار می باشد.
- قبل از انجام هر کاری قوانین انجام کار (باید ها و نباید ها رو ) بنویسید
- قبل از انجام هر کاری برنامه نظارتی و کنترلی را مشخص کنید و در هنگام انجام کار مراحل در حال اجرارو ارزیابی کنید .
- مرحله اخر شاید از همه مراحل مهمتر باشد و آن این است که در کار مسئول کار مربوطه دخالت نکنین .
در این قسمت ضروری است تعریفی از برنامه ریزی داشته باشیم
از نگاه اکسفورد برنامه ریزی چنین تعریف شده است .
داشتن تفکر قوی نزد مدیران در جهت شناسایی اهداف قابل دسترسی ؛ انتخاب بهترین اهداف ؛ تجهیز نمودن سازمان از نظر کلیه منابع لازم در جهت تحقق اهداف ؛ و نظارت بر پیاده شدن اهداف در بازه زمانی مشخص
مراحل برنامه ریزی شامل :
- تعیین هدف (اولویت هدفها- زمان- ترکیب)
- پیش بینی :مدت زمان فعالیت(کوتاه مدت ،میان مدت وبلند مدت)
- قابل اجرا نمودن از راه بودجه بندی(آموزش- انتخاب افراد اصلح ؛ کنترل )
- ا تخاذ تصمیمات که فعالیت سازمان را در راه نیل به هدف مطلوب رهبری نماید:
انعطاف پذیری- قابلیت درک – ایجاد هماهنگی – اخلاقی بودن تصمیمات
- روشهای اجرا:روش متمرکز – روش غیر متمرکز
انواع برنامه ریزی :
- استراتژیک
- تاکتیکی
- پشتیبانی
- • برنامه ریزی استراتژیک می تواند به سازمان کند تا :
- • 1- به روش استراتژیک بیند یشد واستراتژیهای موثری تدوین کند.
- • 2-جهت گیری آینده را مشخص می کند
- • 3-اولویتها را مشخص سازد
- • 4-تصمیم های امروز را در پرتو پیامدهای آینده آنها اتخاذ کند
- • 5-پایه ای دارای همسازی منطقی و قابل دفاع برای تصمیم گیری برقرار سازد
- • 6-درزمینه های تحت کنترل سازمان ،حداکثر بصیرت را اعمال کند
- • 7-با توجه به تمامی سطوح وکنشها تصمیم گیری کند
- • 8-مسایل سازمانی عمده را حل کند
- • 9- عملکرد سازمانی را بهبود بخشد
- • 10-با اوضاع واحوالی که به سرعت دستخوش تغییر میشوند به روش ساده برخورد کند
- • 11- کار تیمی ایجاد کنند وتیم کارشناسی تشکیل دهند
رفتار سازمانی عبارت است از مطالعه منظم (سیستماتیک) عملیات ،اقدامات ، کارها و نگرش های افرادی که سازمان را تشکیل می دهند.
بخش 1. استفاده از مطالعه یا بررسی منظم بجای قضاوت شهودی
بخش2. بررسی متظم عملیات و نگرش ها
بخش3. واژه سازمان ،رفتار سازمانی رفتار فرد و یا گروه را در رابطه با کار بررسی می کند.
نقش رشته های علمی:
روان شناسی: در پی علت و آگاهی در تغییر رفتار فردی است.روان شناسی صنعتی
جامعه شناسی: سیستم اجتماعی که فرد در آن نقش ایفا می کند مورد توجه قرار می دهد.گروه ،ارتباطات ،تئوری سازمانی
روان شناسی اجتماعی: در رشته روان شناسی و جامعه شناسی در هم آمیخته می شوند،ارتباطات،تصمیم گیری های گروهی
مردم شناسی: مطالعه در مورد فرهنگ و ارزش ها ،فرهنگ سازمانی
علوم سیاسی : مطالعه رفتار فرد در یک محیط سیاسی
هدف های رفتار سازمانی
بطور کلی با بهبود و توسعه مهارت های انسانی سرو کار دارد .اما هدف از بهبود سازمانی کمک به توجیه، پیش بینی و کنترل رفتار انسانی است.
توجیه:درصد درک هدف و علت یابی رفتار فرد است تا موانع را بر دارد-
پیش بینی:نتیجه و واکنش نسبت به یک اقدام خاص چه خواهد بود،واکنش ها و مقاومت ها را نسبت به تغییر پیش بینی کند.
بهبود کیفیت و بازدهی:
کاربرد مدیریت کیفیت جامع در رفتار سازمانی مورد توجه است.چرا که کارمند یا کارگر در تصمیم گیریها و انجام امورتشویق می شوند. هدف این است که بگوییم در زمان کنونی مدیران برای موفقیت باید بهبود کیفیت و بازدهی را درک کنند ودر این راه از دیدگاه کارکنان و اعضای سازمان نباید غافل باشند.
مدیریت کیفیت جامع:
1.توجه زیاد به مشتری :کارکنان را هم شامل میشود
2.توجه به بهبود مستمر
3.بهبود کیفیت همه کارهایی که سازمان انجام می دهد:تنها محصول نهایی نیست
4.سنجش یا اندازه گیری های دقیق
5.تفویض اختیار
مبانی رفتار فرد
نگرش: ارزیابی یا برآوردی است (مطلوب یا نامطلوب )در باره ی یک شی ،فرد یا رویداد-بازتابی از شیوه احساس فرد است.
رضایت شغلی : نگرش کلی فرد نسبت به کارش-راضی بودن از شغل به معنی نگرش مثبت به کار است.
عوامل تعیین کننده رضایت شغلی:
1-معارضه یا گیرایی کار":کار هماورد طلب باشد -آزادی عمل-تخصص
2- سیستم پاداش بر اساس عدل
3-شرایط کاری مناسب:راحتی فرد ،محیط کار سالم،بی خطر و ...
4-همکاران و یاران صمیمی(ارضای نیاز اجتماعی)
رضایت شغلی و تولید:
آیا راضی بودن از شغل سبب افزایش بازدهی میشود؟این امر در حد بسیار پایینی صحیح است اما شواهد و مدارک معتبری وجود ندارندو بیشتر جنبه ی شهودی دارند .لازم به ذکر است که متغیر مادی و واسطه ای باعث میشوند که این رابطه تقویت شود.
درباره ی عکس این تغییر یعنی تولید و بازدهی ،باعث رضایت شغلی می شود و شواهد بهتری وجود دارد.
مدیریت مبتنی بر هدف:
از راههایی که می توان نظریه تعیین هدف را به کار برد اجرای کردن MBOاست.
در مدیریت مبتنی بر هدف بر مشارکت در تعیین هدف تاکید شده.هدف های سازمانی موجب تحریک و انگیزش کارکنان می شود .در این روش هدف های سازمانی را به هدف های کوچکتر تقسیم می کنیم .از مزایای این سلسله مراتب و مشارکت این است که مسیر پایین به بالا را می پیماید سبب ارتباط بین بخش های مختلف سازمان می گردد.
مدیریت مبتنی بر هدف چهار رکن دارد:
1-تعیین هدف :روشن،واضح وقابل لمس و سنجش باشد.
2-تصمیم گیری مشارکتی
3-تعیین زمان مشخص
4- بازخور
رهبری
رهبری عبارت است از توانایی در اعمال نفوذ بر گروه و سوق دادن آن به هدف های مورد نظر.اعمال نفوذ ممکن است رسمی باشد یا ممکن است غیر رسمی باشد که تاکید بیشتری دارد.
تئوری های رهبری:
تئوری شخصیتی:
هدف این بود که بین رهبر و یک فرد عادی تفاوت هایی قائل شود.
6 ویژگی که در رهبران متمایز تر است:
1-پویایی و جاه طلبی2-علاقه یا تمایل به رهبری و اعمال نفوذ بر دیگران 3-صداقت و درستی4-اعتماد به نفس5-هوش6-داشتن دانش فنی
ضعف:تنها داشتن این شش عامل فرد را نمی تواند موفق کند و به عوامل موقعیتی هم باید توجه شود.
تئوری های رفتاری:
در این بخش به چیزی تاکید می شود که بتوان آن را نمایش داد.در این تئوری بحث آموزش،تربیت و تدریس اصول رهبری است.
نتیجه گیری :
- سازمانداری در شرایط امروز کار راحتی نیست
- باید هوشمند باشید و هوشمندانه مدیریت کنید
- سیستم اطلاعاتی دقیقی ابتدا طراحی کنید و با مستند سازی مدیریت دانش را در هر بخش ایجاد و به روز نگه دارید .
- سیستم اطلاعاتی رو بر پایه نرم افزاری اختصاصی مدیریت کنید تا سرعت در تصمیم گیری و تصمیم سازی شما افزایش یابد
- از تصمیم گیری های سلیقه ایی در هر زمینه ایی خوداری کنید
- شرکا و نیروی انسانی خوب را بر اساس الگو های جذب استخدام کنید
- منابع تامین و منابع سرمایه را هوشمندانه بکار بگیرید
و در پایان
- حرفه ایی فکر کنید
- حرفه ایی ایجاد سازمان و مدیریت تیمی داشته باشید
- حرفه ایی کسب درامد کنید
